HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY TRÌNH CẠNH TRANH CỦA P-PC

Thứ tư - 16/03/2016 09:40

1. PCO sẽ phối hợp với Tổ hỗ trợ huyện và Ban quản lý Chương trình xã thống nhất danh mục hoạt động ưu tiên tài trợ vốn cho hoạt động P-PC. Danh mục hoạt động P-PC sẽ được phê duyệt và thống nhất trước khi bắt đầu kêu gọi đầu tư, các ưu tiên hỗ trợ bao gồm các chuỗi giá trị và các ngành mục tiêu cũng như các kế hoạch phát triển chuỗi giá trị được xác định trong quá trình lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội định hướng thị trường cấp xã, huyện vùng Chương trình, P-PC sẽ khởi xướng và điều phối vòng cạnh tranh để xin tài trợ từ hoạt động hợp tác.

Bước 1: Kêu gọi đề xuất

2. Chương trình sẽ quảng cáo về khoản hỗ trợ cho hoạt động đầu tư P-PC tới các đối tượng tiềm năng liên quan tới chuỗi giá trị bao gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn; Công ty cổ phần; Doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo luật Doanh nghiệp và Hợp tác xã; hộ kinh doanh thông qua thông tin đại chúng, tổ chức các hội nghị xúc tiến đầu tư vào lĩnh vực nông nghiệp và liên lạc trực tiếp đến các hiệp hội doanh nghiệp và các đối tác thực hiện Chương trình. PCO sẽ là đầu mối tiếp nhận các yêu cầu và các câu hỏi thắc mắc về nộp đề xuất và niêm yết công khai các thông báo về các sự kiện và kết quả liên quan tới chương trình tại Văn phòng PCO, Tổ hỗ trợ huyện và UBND xã. PCO sẽ định kỳ kêu gọi đề xuất vào các thời điểm thích hợp nếu cần thiết.

3. Trước khi thông báo các nội dung liên quan đến hỗ trợ đầu tư, PCO phối hợp với các ngành, các cấp và các chuyên gia tư vấn sẽ phân tích, nghiên cứu, xác định và xây dựng kế hoạch hành động các chuỗi giá trị ưu tiên hay các hàng hóa ưu tiên để tiến hành các thủ tục hỗ trợ. Dựa trên kế hoạch đầu tư chuỗi giá trị được các cấp phê duyệt, PCO lên một nội dung thông báo bao gồm các thông tin sau đây:

- Mục đích của yêu cầu đề xuất;
- Các ưu tiên bao gồm các chuỗi giá trị/hàng hóa đã được xác định;
- Các nhóm đối tượng đủ điều kiện tham gia chương trình;
- Điều kiện hồ sơ và điều kiện tham gia, bao gồm: (i) thời gian thực hiện tiểu dự án, (ii) tổng chi phí tiểu dự án chấp nhận được, (iii) mức tài trợ tối đa; (iv) yêu cầu về các mốc kết quả trong kế hoạch thực hiện và việc giải ngân;
- Yêu cầu đóng góp bằng tiền;
- Miêu tả đóng góp bằng hiện vật;
- Các khoản mục chi phí có thể được hỗ trợ từ tiền tài trợ;
- Hạn nộp hồ sơ xin tài trợ;
- Quy định nộp hồ sơ và thông tin liên quan đến các thủ tục lựa chọn tiểu dự án;
- Địa điểm nơi đối tượng quan tâm có thể nhận được tài liệu và hỗ trợ cần thiết.
4. Sau khi công bố và phổ biến thông tin về kêu gọi đề xuất, Chương trình sẽ hỗ trợ các gói BDS cho những đơn vị nộp đơn quan tâm đến xin tài trợ nhằm mục tiêu: (i) đảm bảo chất lượng của các đề xuất, (ii) tăng cường/cải thiện năng lực lập kế hoạch kinh doanh tổng thể cho đơn vị tham gia, và, (iii) hỗ trợ ban đầu cho việc triển khai tài trợ một cách hợp lý và hiệu quả.

Bước 2: Hồ sơ xin tài trợ

5. Trách nhiệm chuẩn bị, nộp, thực hiện đề xuất và trách nhiệm giải trình sẽ thuộc về Đơn vị đứng đơn xin tài trợ chính. Đơn vị đứng đơn, thay mặt cho đơn vị kinh doanh, sẽ là đầu mối liên lạc về tất cả các vấn đề liên quan đến tiểu dự án. Ba (03) bản sao đề xuất và tất cả các tài liệu chứng minh phải được nộp cho PCO/Tổ hỗ trợ huyện vào thời hạn đã được công bố. Các hồ sơ nộp sau thời hạn này sẽ không đủ điều kiện để được xem xét đầu tư.
6. Đơn vị nộp hồ sơ xin tài trợ cần chuẩn bị và trình các đề xuất trong vòng 30 ngày kể từ ngày đầu tiên công bố thông báo kêu gọi đề xuất. Đơn vị xin tài trợ sẽ được PCO/Tổ hỗ trợ huyện và các nhà cung cấp dịch vụ phát triển kinh doanh hỗ trợ trong việc chuẩn bị hồ sơ xin tài trợ. Hồ sơ đề xuất gồm, nhưng không giới hạn:
- Mẫu đơn đăng ký xem tại Phụ lục I;
- Đề xuất P-PC;
- Xác nhận số dư tài khoản tại một tổ chức tài chính chứng minh phần đóng góp của đơn vị nhận tài trợ;
- Giấy phép kinh doanh/Số đăng ký kinh doanh;
- Báo cáo thuế, báo cáo tài chính của năm trước liền kề;
- Hợp đồng với đối tác thu mua sản phẩm của đơn vị đứng đơn xin tài trợ.
7. Khi nhận được Hồ sơ xin tài trợ, PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ nhanh chóng xác nhận và ấn định mã số đăng ký cho đề xuất và mã số đăng ký này sẽ được sử dụng trong suốt vòng đời của tiểu dự án.

Bước 3: Sơ tuyển nhanh và giám sát thực địa ban đầu

8. Sau thời hạn nộp hồ sơ, PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ thực hiện sơ tuyển nhanh điều kiện hợp lệ và mức độ phù hợp của các đề xuất theo hướng dẫn của P-PC. Vòng sơ tuyển sẽ loại bỏ các đề xuất thuộc các lý do sau đây:
- Đơn vị xin tài trợ không đáp ứng điều kiện hợp lệ như đã nêu trong thông báo kêu gọi hồ sơ xin tài trợ;
- Thời gian đề xuất của tiểu dự án dài hơn thời gian nêu ra trong thông báo kêu gọi hồ sơ xin tài trợ;
- Tổng số tiền xin tài trợ và đóng góp của đơn vị hưởng lợi không nằm trong hạn mức tối đa và tối thiểu được phép;
- Không cung cấp đầy đủ các tài liệu yêu cầu;
- Đề xuất không nằm trong khu vực và ưu tiên tiểu dự án đã xác định;
- Các hạng mục ngân sách yêu cầu khác với mục tiêu đã nêu;
- Hồ sơ xin tài trợ không hoàn chỉnh, không được ký và đóng dấu.
9. Nếu đề xuất bị từ chối ở vòng sơ tuyển nhanh, PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ thông báo cho đơn vị đứng đơn tài trợ chính về các lý do từ chối. Đơn vị nộp đề xuất có thể điều chỉnh và nộp các đề xuất bị từ chối trong các lần kêu gọi đề xuất sau.
10. Nếu đề xuất vượt qua vòng sơ tuyển nhanh, PCO/Tổ hỗ trợ huyện tiến hành giám sát thực địa ban đầu với đơn vị nộp đơn và địa điểm kinh doanh để chính thức thẩm định cơ sở vật chất và năng lực như đề cập trong đề xuất. Nếu đề xuất và năng lực của doanh nghiệp được khẳng định bởi việc đánh giá, đề xuất sẽ được chuyển tiếp đến Hội đồng xét duyệt P-PC/Tổ thẩm định P-PC để cho điểm và thông qua.

Bước 4: Đánh giá kỹ thuật

11. Sau khi có các kết quả sơ tuyển nhanh, PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ đưa ra nhận xét chi tiết liên quan đến chất lượng kỹ thuật, tính toán lợi nhuận, sự bền vững, tác động giảm nghèo và khả năng áp dụng của các đề xuất. Dựa trên từng trường hợp cụ thể, PCO sẽ thuê chuyên gia kinh doanh nông nghiệp hỗ trợ các nhận xét (nếu cần thiết hay theo đề xuất của Tổ hỗ trợ huyện). Các nhận xét này là cơ sở để PCO/Tổ hỗ trợ huyện xem xét trước khi trình đề xuất tài trợ đến PSC để ra quyết định đối với đề xuất của doanh nghiệp/HTX và UBND huyện đối với đề xuất của hộ kinh doanh.
12. Trong vòng bốn (4) tuần sau hạn nộp, Nhóm thực hiện hỗ trợ P-PC sẽ nhận được các đề xuất hợp lệ cùng với nhận xét của chuyên gia/PCO để đánh giá. Bốn (4) tuần sau hạn nộp, Hội đồng P-PC/Tổ thẩm định P-PC sẽ họp để cùng đánh giá và phân tích các đề xuất dựa trên bộ tiêu chí đã được xác định trước. Biểu mẫu các tiêu chí dưới đây sẽ được sử dụng để cho điểm các đề xuất. Chương trình CPRP có thể quyết định thay đổi trọng số giữa các tiêu chí và bổ sung, điều chỉnh hoặc loại bỏ các tiêu chí dựa trên các ưu tiên của tiểu dự án. Các tiêu chí cũng có thể được điều chỉnh trong quá trình thực hiện nếu trọng tâm của Chương trình thay đổi.

TT	Tiêu chí lựa chọn	Trên điểm Tối đa
I	Tác động giảm nghèo bao gồm tăng quyền cho giới	40
1	Tác động giảm nghèo nhanh, bền vững trong vùng dự án (nhiều hộ nghèo tham gia trong doanh nghiệp)	…/10
2	Tạo nhiều việc làm mới tại cơ sở và ở trang trại	…/15
3	Có sự tham gia của phụ nữ hoặc hộ gia đình có phụ nữ làm chủ hộ	…/15
II	Đổi mới của tiểu dự án và tiềm năng nhân rộng	30
4	Sự bền vững (lợi nhuận) về kinh tế/tài chính lâu dài của việc đầu tư	…./10
5	Tiềm năng mở rộng hoạt động của đơn vị kinh doanh	…/10
6	Tiềm năng nhân rộng giải pháp công nghệ trong tỉnh	…/10
III	Đóng góp của người hưởng lợi và năng lực	20
7	Xác định rõ cơ cấu đóng góp thực hiện dự án của đơn vị	…/10
8	Tầm nhìn và sự cam kết thực hiện dự án	…/10
V	Tính bền vững và khả năng nhân rộng của dự án sau khi CPRP kết thúc	10
9	Chiến lược mở rộng quy mô và cơ hội nhân rộng của công ty và các doanh nghiệp khác trên địa bàn sau khi CPRP kết thúc	…/10
VI	Tổng điểm	.../100

13. Trong cuộc họp thẩm định đầu tư P-PC để thống nhất lựa chọn, (i) Các thành viên Hội đồng P-PC/Tổ thẩm định P-PC sẽ thảo luận về đề xuất xin tài trợ và từng người sẽ chấm điểm cho các các hồ sơ đề xuất (ii) Các điểm số của các thành viên sẽ được tính trung bình. (iii) Hội đồng P-PC/Tổ thẩm định P-PC sẽ xác nhận điểm số cuối cùng của các hồ sơ.
14. Các đề xuất có điểm số đạt và trên 70 điểm được xem xét và chấp thuận cho triển khai nằm trong giới hạn ngân sách dành cho P-PC. Những đề xuất có điểm số đạt và trên 70 điểm sẽ được lựa chọn theo nguyên tắc chọn từ trên xuống cho đến khi hết trần ngân sách. Các đề xuất đạt và trên 70 điểm mà không được tài trợ do giới hạn về ngân sách thì sẽ được ưu tiên xem xét cho vòng cấp tài trợ tiếp theo. Các đề xuất dưới 70 điểm sẽ được trả lại cho đơn vị nộp đơn cùng với thông báo về kết quả và các lý do của việc không được chọn. Các đề xuất bị từ chối có thể điều chỉnh và tái tham gia nộp trong các lần kêu gọi nộp hồ sơ tiếp theo.Bước 5: Thông báo những đơn vị được nhận tài trợ
15. Đối với đề xuất P-PC của doanh nghiệp/HTX: Các hồ sơ đề xuất được PSC phê duyệt đầu tư, PCO sẽ sẽ ký hợp đồng tài trợ trong giới hạn hỗ trợ đầu tư. Danh sách những đơn vị được cấp tài trợ cuối cùng và tên đề xuất được thông báo tới tất cả thành phần tham gia và công bố công khai tại Văn phòng PCO.
16. Đối với đề xuất P-PC của hộ kinh doanh: Tương tự, các hồ sơ đề xuất được UBND huyện phê duyệt đầu tư, Tổ hỗ trợ sẽ ký kết hợp đồng tài trợ trong giới hạn hỗ trợ đầu tư. Danh sách những đơn vị được cấp tài trợ cuối cùng và tên đề xuất được thông báo tới tất cả thành phần tham gia và công bố công khai tại Văn phòng Phòng nông nghiệp huyện.
17. PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ phối hợp với đơn vị được nhận tài trợ xây dựng hợp đồng tài trợ dựa trên các nguyên tắc của khoản tài trợ P-PC, đồng thời hỗ trợ việc quản lý và thực hiện khoản tài trợ, các quy định về giải ngân và mua sắm, các yêu cầu về hoạt động giám sát và báo cáo, và các nghĩa vụ theo hợp đồng.
18. Trước khi ký hợp đồng tài trợ, đơn vị nhận tài trợ sẽ có một cuộc họp riêng với PCO/Tổ hỗ trợ huyện nhằm làm rõ ngân sách, kế hoạch hoạt động và mọi vấn đề cần thiết trước khi hoàn tất hợp đồng. Cuộc họp phải đạt được sự thống nhất về: (i) các mục ngân sách; (ii) kế hoạch các đợt giải ngân dựa trên việc hoàn thành các kết quả có thể đo lường được; (iii) trách nhiệm theo dõi, giám sát; (iv) kế hoạch thực hiện tiểu dự án; (v) các yêu cầu về báo cáo và (vi) các vấn đề khác. Sau khi đạt được thoả thuận về các vấn đề trên, Hợp đồng sẽ được soạn thảo và hoàn chỉnh nội dung.

PHẦN 3: TRIỂN KHAI TÀI TRỢ

A. Hợp đồng tài trợ

19. Hợp đồng tài trợ sẽ được Giám đốc PCO/Tổ hỗ trợ huyện ký sau khi các cán bộ phụ trách về kỹ thuật, tài chính P-PC của PCO rà soát và đệ trình.
20. Hợp đồng tài trợ được ký ràng buộc bởi tất cả các bên và bản đề xuất tiểu dự án sẽ là một phần của bộ hồ sơ pháp lý. Các hạng mục chính của Hợp đồng tài trợ bao gồm:
- Sản phẩm, dịch vụ và kết quả phải được thực hiện theo hợp đồng;
- Các mốc có thể giám sát giữa kỳ tiểu dự án đã được thống nhất với phần mô tả kỹ thuật của các hạng mục được tiến hành cho tới giữa kỳ tiểu dự án đề xuất;
- Các chi phí được cấp vốn trong khuôn khổ tiểu dự án, bao gồm những nguồn vốn tài trợ được cấp và đóng góp bằng tiền mặt của những đơn vị xin tài trợ;
- Kế hoạch triển khai và các mốc giải ngân của nguồn vốn tài trợ;
- Quyền sở hữu vật tư thiết bị (trong và sau khi hoàn thành tiểu dự án);
- Các quy định về báo cáo, theo dõi và giám sát;
- Các quy định về công bố/công khai kết quả/thông tin;
- Hủy bỏ tài trợ hoặc các biện pháp khác sẽ được áp dụng trong trường hợp thực hiện tiểu dự án ở mức độ không thể chấp nhận được hoặc do các nguyên nhân chậm trễ khác.
21. Hợp đồng tài trợ sẽ bao gồm kế hoạch giải ngân nguồn vốn của PCO, sự tuân thủ kế hoạch công việc đã được thống nhất và các yêu cầu về chi tiêu của Đơn vị đứng đơn xin tài trợ chính và cam kết về quy trình theo dõi và giám sát của tất cả các bên.
22. Hợp đồng tài trợ sẽ được ký kết trong vòng 20 ngày sau khi thông báo về đề xuất P-PC được đưa ra, trừ khi đơn vị đứng đơn xin tài trợ chính cung cấp được các bằng chứng thuyết phục về các nguyên nhân khiến hợp đồng tài trợ bị chậm trễ. Nếu PCO/Tổ hỗ trợ huyện phát hiện các nguyên nhân không đầy đủ thì tiểu dự án sẽ bị huỷ.
23. Hợp đồng tài trợ sẽ được ký bởi đơn vị đứng đơn xin tài trợ chính và Giám đốc PCO/Tổ trưởng Tổ hỗ trợ huyện. Hợp đồng tài trợ được làm thành 5 bản chính: PCO/Tổ hỗ trợ huyện 02 bản; đơn vị nhận tài trợ, Sở Tài chính và Kho bạc Nhà nước tỉnh mỗi đơn vị giữ 01 bản.

B. Quy trình tài chính và mua sắm

24. PCO/Tổ hỗ trợ huyện chịu trách nhiệm tổng thể trong việc đảm bảo các đợt giải ngân đã thống nhất được tiến hành đúng kế hoạch, tuân thủ theo Hợp đồng tài trợ, quy trình mua sắm và chế độ kế toán, kiểm toán.
25. PCO/Tổ hỗ trợ huyện có thẩm quyền kiểm tra công tác nghiệm thu khối lượng, giá trị thực hiện của bên nhận tài trợ để thanh toán theo Hợp đồng tài trợ.
26. Kho bạc Nhà nước tỉnh có trách nhiệm thực hiện kiểm soát thanh toán vốn do Chương trình CPRP hỗ trợ hoạt động cộng tác công tư theo các quy định của Sổ tay này.
27. Đơn vị nhận tài trợ sử dụng vốn sai mục đích thì PCO/Tổ hỗ trợ huyện có quyền hủy bỏ và thu hồi lại vốn đã đầu tư.
28. Đơn vị nhận tài trợ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về phần đóng góp của mình theo Hợp đồng tài trợ. Đơn vị nhận tài trợ có trách nhiệm đảm bảo nguồn vốn tài trợ được sử dụng theo kế hoạch công việc đã thống nhất chung cũng như Hợp đồng tài trợ và đảm bảo rằng công tác báo cáo phải tuân theo quy định của Chương trình.
(a) Giải ngân
29. Các đợt giải ngân sẽ được chuyển khoản đến tài khoản tại ngân hàng thương mại của đơn vị nhận tài trợ theo hợp đồng đã được ký kết. Đối với mỗi khoản thanh toán từ số tiền tài trợ, bên nhận khoản tài trợ sẽ cung cấp bằng chứng cho thấy số tiền đó đã được nhận và sử dụng theo kế hoạch của hợp đồng.
30. Khoản tài trợ sẽ được giải ngân theo thống nhất giữa PCO/Tổ hỗ trợ huyện và Đơn vị nhận tài trợ, khi đơn vị nhận tài trợ có giấy xác nhận số dư tài khoản tại một tổ chức tài chính chứng minh phần đóng góp của đơn vị xin tài trợ. Đợt giải ngân đầu tiên sẽ được tiến hành ngay lập tức, tối đa 50% khoản tài trợ sau khi tất cả các bên phê duyệt và ký kết Hợp đồng tài trợ. Đợt thanh toán tiếp theo sẽ được giải ngân trên cơ sở (i) bên thụ hưởng đã gửi đề nghị và kèm theo (ii) các văn bản chứng minh cho việc sử dụng vốn tài trợ, khối lượng công việc hoàn thành theo kế hoạch của hợp đồng tài trợ và (iii) báo cáo tiến độ giữa kỳ của đơn vị nhận tài trợ và báo cáo theo dõi giám sát giữa kỳ của PCO
- Thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của PCO/Tổ hỗ trợ huyện đến tài khoản của Đơn vị nhận tài trợ:
+ Giải ngân lần đầu: Bao gồm: (i) giấy đề chuyển vốn lần đầu, (ii) Hợp đồng và các phụ lục của hợp đồng tài trợ, (iii) Giấy đề thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư (theo mẫu của Kho bạc Nhà nước).
+ Giải ngân tiếp theo, bao gồm: (i) Giấy đề nghị chuyển tiền, (ii) Bảng kê khai chi tiêu kèm theo các hồ sơ, chứng từ chứng minh, (iii) Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành; Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán (theo phụ lục 03.a của thông tư 86/2011/TT-BTC), (iv) Giấy đề thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư (theo mẫu của Kho bạc Nhà nước).
Trong quá trình thực hiện, PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ hướng dẫn cụ thể mẫu biểu thanh toán.
31. Đóng góp bằng tiền mặt của Đơn vị nhận tài trợ cần phải được thực hiện ngay từ đầu trước khi phê duyệt tiểu dự án. Được giải ngân theo tiến độ thực hiện.
32. Việc chậm tiến độ thực hiện tiểu dự án, đơn vị nhận tài trợ phải có văn bản báo cáo với PCO/Tổ hỗ trợ huyện. Căn cứ nguyên nhân cụ thể, PCO/Tổ hỗ trợ huyện có thể đình chỉ, chấm dứt việc hỗ trợ phần việc còn lại.
(b) Mua sắm
33. Toàn bộ việc mua sắm liên quan đến triển khai nguồn vốn tài trợ hoàn toàn thuộc trách nhiệm của đơn vị nhận tài trợ. Vai trò của PCO/Tổ hỗ trợ huyện là xem xét, giám sát và hướng dẫn việc mua sắm theo quy định hiện hành của IFAD và Chính phủ Việt Nam.
34. Các bước mua sắm theo thông lệ mua sắm của IFAD, bao gồm:
- Đơn vị nhận tài trợ xác định hàng hoá, công việc và dịch vụ cần mua/thuê và lập kế hoạch mua sắm dựa trên thời gian và các mục tiêu triển khai;
- PCO/Tổ hỗ trợ huyện thẩm định và tiến hành các thủ tục tài trợ;
- Đơn vị nhận tài trợ thực hiện mua sắm hàng hoá theo quy định của Sổ tay mua sắm do Chương trình ban hành;
- PCO/Tổ hỗ trợ huyện và Đơn vị nhận tài trợ tiến hành nghiệm thu hàng hóa theo hợp đồng tài trợ.
- Đơn vị nhận tài trợ tập hợp hồ sơ tài liệu nghiệm thu gửi PCO/Tổ hỗ trợ huyện xem xét và giải ngân khoản tài trợ của dự án.
(c) Kế toán và Kiểm toán
35. PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ cung cấp hướng dẫn kỹ thuật cho đơn vị nhận tài trợ trong việc chuẩn bị soạn thảo một bản báo cáo kê khai chi tiêu mà dựa vào đó người đứng đơn xin tài trợ chính có thể yêu cầu việc tiến hành đợt giải ngân tiếp theo. PCO/Tổ hỗ trợ huyện chịu trách nhiệm tổng thể trong việc đảm bảo các đợt giải ngân được tiến hành theo đúng thời gian, quy trình mua sắm phù hợp được tuân thủ và các quy trình kế toán cũng như kiểm toán cần thiết được thực hiện theo các yêu cầu chung của tiểu dự án.
36. Bên nhận vốn tài trợ phải hoàn toàn ý thức được các nghĩa vụ tài chính của mình theo hợp đồng tài trợ và đóng góp phù hợp để đáp ứng các yêu cầu. Hợp đồng tài trợ yêu cầu phải được trả lại nguồn vốn cho PCO/Tổ hỗ trợ huyện trong trường hợp chấm dứt hợp đồng tài trợ và mọi nguồn vốn sử dụng không đạt được các mục tiêu đã cam kết.
37. Đơn vị nhận tài trợ sẽ phải trình cho PCO/Tổ hỗ trợ huyện bản thuyết minh chi tiêu kèm với các chứng từ gốc (hoá đơn, biên lai, tờ khai bằng văn bản, v.v…). PCO/Tổ hỗ trợ huyện cũng phải lưu các hồ sơ, chứng từ theo quy định hiện hành của Nhà nước. Bên thụ hưởng phải cung cấp bằng chứng bằng văn bản cho cả khoản tài trợ và khoản đóng góp bằng tiền mặt của bên thụ hưởng vào tiểu dự án. PCO có thể giữ lại số tiền thanh toán đã lên kế hoạch hoặc yêu cầu tạm ngưng các hoạt động tài trợ nếu các báo cáo thuyết minh chi tiêu đã quá hạn hoặc bằng chứng bằng văn bản về việc sử dụng vốn tài trợ không đầy đủ.
38. Đơn vị nhận vốn tài trợ sẽ phải chuẩn bị báo cáo cuối cùng vào cuối tiểu dự án tài trợ theo biểu mẫu được đưa ra trong phụ lục phản ánh đầy đủ các hoạt động, nguồn lực và các khoản chi liên quan đến tiểu dự án tài trợ. Bên thụ hưởng vốn tài trợ phải nộp bản báo cáo quyết toán nguồn vốn tài trợ cuối cùng càng sớm càng tốt nhưng phải trong vòng 60 ngày sau khi tiểu dự án kết thúc.
39. Các khoản chi tiêu vốn tài trợ sẽ được kiểm toán nếu cần theo thời gian kiểm toán tài chính tổng thể của PCO. Bên thụ hưởng vốn tài trợ sẽ hợp tác toàn diện với kiểm toán và chuẩn bị mọi sổ sách ghi chép, hồ sơ và các thông tin khác có liên quan đến kiểm toán các nguồn vốn của PCO/Tổ hỗ trợ huyện theo yêu cầu của kiểm toán viên. Người đứng đơn xin tài trợ chính và các tổ chức có liên quan phải chịu trách nhiệm hoàn lại mọi khoản vốn tài trợ được phát hiện là đã bị sử dụng sai mục đích, đồng thời chịu trách nhiệm trước PCO/Tổ hỗ trợ huyện, trước pháp luật về hậu quả gây ra.

C. Quyền sở hữu Hàng hoá, Trang thiết bị

40. Đơn vị nhận tài trợ phải tuân thủ mọi quy định về sử dụng hàng hoá trong chương trình (cả trong và sau khi hoàn thành tiểu dự án) như đã thống nhất trong hợp đồng tài trợ. Tất cả các hàng hóa được mua (bao gồm vật tư, thiết bị, dữ liệu và thông tin) là tài sản của dự án trong suốt thời hạn thực hiện tiểu dự án được tài trợ. Bên nhận (bên thụ hưởng) có quyền sở hữu tài sản đối với hàng hoá đã mua chỉ khi tiểu dự án tài trợ kết thúc thành công. Bên nhận có trách nhiệm bảo quản, bảo trì tất cả các tài sản. Nếu được quy định trong hợp đồng tài trợ, bên nhận tài trợ phải mua bảo hiểm cho tài sản bằng vốn tài trợ. Trong trường hợp PCO/Tổ hỗ trợ huyện chấm dứt tài trợ do bên nhận tài trợ vi phạm hợp đồng tài trợ, PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ thu hồi các trang thiết bị đã mua. Những thiết bị thu hồi sẽ được bán và số tiền thu được nếu thấp hơn chi phí bán sẽ bị trừ từ nghĩa vụ tài chính của đơn vị hưởng lợi theo hợp đồng và và số tiền thu được được trả về nguồn vốn tài trợ để tái phân bổ.

D. Báo cáo, Giám sát và Đánh giá

41. PCO/Tổ hỗ trợ huyện có trách nhiệm theo dõi và giám sát các tiểu dự án được cấp vốn tài trợ thông qua việc xem xét tất cả các bản báo cáo tiến độ và các chuyến khảo sát thực địa.
42. Việc giám sát và đánh giá sự triển khai vốn tài trợ bao gồm năm bước: (i) kiểm tra thực địa ban đầu; (ii) đánh giá thực địa, (iii) báo cáo giữa kỳ và khảo sát thực địa sau đó; (iv) báo cáo giám sát và đánh giá cuối cùng và (v) đánh giá cuối cùng. PCO/Tổ hỗ trợ huyện chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động giám sát và đánh giá, bên nhận vốn tài trợ có trách nhiệm nộp báo cáo giữa kỳ và báo cáo cuối kỳ. Mỗi đề xuất sẽ có những chỉ số kết quả thực hiện rõ ràng mốc giữa kỳ và các mục tiêu cuối cùng để qua đó có thể đánh giá được tiến độ. Những chỉ số này được PCO/Tổ hỗ trợ huyện và đơn vị xin tài trợ thống nhất trong hợp đồng tài trợ.
43. Kiểm tra thực địa ban đầu được PCO/Tổ hỗ trợ huyện thực hiện và báo cáo trước khi nộp đề xuất lên Hội đồng P-PC để đánh giá kỹ thuật và chấm điểm. Mục đích chính của đợt kiểm tra này là để xác minh các nguồn lực được trình bày trong bản đề xuất là các nguồn lực hiện có thực tế của đơn vị xin tài trợ. Đơn vị đứng đơn xin tài trợ chính phải cho PCO/Tổ hỗ trợ huyện thấy được tính sẵn sàng của các nguồn lực này.
44. Đánh giá thực địa ban đầu được thực hiện ngay sau khi thực hiện tài trợ để ghi lại tình trạng ban đầu của cơ sở sản xuất kinh doanh được nhận tài trợ bao gồm tác động về kinh tế đối với hộ gia đình nông dân. Đánh giá tác động cuối cùng sẽ được thực hiện dựa trên kết quả đánh giá thực địa ban đầu.
45. Giám sát giữa kỳ được bắt đầu bằng (i) Báo cáo tiến độ giữa kỳ do bên nhận vốn tài trợ nộp, trong đó mô tả tiến độ thực hiện so với các chỉ số mốc giữa kỳ đã được liệt kê trong hợp đồng tài trợ. (ii) Sau đó, PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ xem xét báo cáo tiến độ giữa kỳ do bên nhận vốn tài trợ soạn và nộp và (iii) tiến hành khảo sát thực địa để xác nhận công việc thực hiện đã được báo cáo trong vòng 30 ngày sau khi nộp báo cáo tiến độ giữa kỳ, (iv) PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ nộp báo cáo giám sát giữa kỳ cho PSC/PCO và bên nhận vốn tài trợ, mô tả các kết quả đánh giá hồ sơ và khảo sát thực địa. Báo cáo giám sát giữa kỳ của PCO/Tổ hỗ trợ huyện điều kiện để thực hiện đợt giải ngân tiếp theo. PCO có thể thuê đánh giá độc lập để hỗ trợ thưc hiện đánh giá giữa kỳ.
46. Giám sát cuối kỳ. Giám sát đánh giá cuối cùng được bắt đầu bằng (i) Báo cáo cuối cùng do Bên nhận vốn tài trợ trình, mô tả các kết quả thực hiện cuối cùng so với các chỉ số đã được liệt kê trong hợp đồng tài trợ. (ii) PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ xem xét báo cáo cuối cùng và (iii) tiến hành khảo sát thực địa và (iv) nộp báo cáo đánh giá cuối cùng cho PCO/Tổ hỗ trợ huyện và đồng gửi Bên nhận vốn tài trợ.
47. Đánh giá cuối kỳ. PCO sẽ thuê đánh giá độc lập để đánh giá tiểu dự án và khoản tài trợ P-PC nói chung có đạt được các kết quả đặt ra về mặt giảm nghèo, tạo cơ hội thị trường cho hộ gia đình nông dân, gia tăng thu nhập, tạo việc làm, phát triển và phổ biến công nghệ, thúc đẩy năng suất, phát triển kỹ năng và cải thiện tiếp cận thị trường. Đánh giá độc lập sẽ so sánh tình hình với kết quả đánh giá thực địa ban đầu, sẽ có tiếp cận đầy đủ với dữ liệu kiểm tra thực địa ban đầu, các tài liệu quan trọng và tất cả các cơ sở sản xuất của bên nhận vốn trợ cấp. Các kết quả của kế hoạch P-PC sẽ được bên đánh giá độc lập tài liệu hóa để giới thiệu và nhân rộng các điển hình tốt. PCO/Tổ hỗ trợ huyện sẽ phổ biến các bài học kinh nghiệm rút ra để được nhân rộng/áp dụng ở các nơi khác.

E. Kết thúc, Tạm ngưng và Huỷ Vốn tài trợ

48. Kết thúc tài trợ: Sau khi bên nhận tài trợ thực hiện xong các nghĩa vụ theo hợp đồng và có báo cáo chi tiết về khối lượng công việc hoàn thành gửi lên PCO/Tổ hỗ trợ huyện. PCO/Tổ hỗ trợ huyện tiến hành các thủ tục nghiệm thu, quyết toán hoạt động đầu tư và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, và gửi thông báo kết thúc tài trợ. Bên nhận tài trợ có trách nhiệm giải trình với các cơ quan chức năng trong quá trình thẩm định, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư liên quan đến các hoạt động được tài trợ.
49. Tạm ngưng và Huỷ tài trợ: PCO/Tổ hỗ trợ huyện có quyền chấm dứt tài trợ ở bất cứ thời điểm nào nếu: (i) Bên nhận tài trợ không tuân thủ các điều khoản của hợp đồng tài trợ; (ii) Bên nhận tài trợ để xảy ra những chậm trễ nghiêm trọng trong khi thực hiện tiểu dự án và PCO/Tổ hỗ trợ huyện cho rằng tiểu dự án không thể đạt được các mục tiêu đề ra; (iii) Bên nhận tài trợ không thể trình báo cáo tài chính hoàn chỉnh; (iv) Bên nhận tài trợ không thể trình bản sao chứng từ để hoàn thành báo cáo tài chính; (v) không có số liệu kế toán chính xác trong hồ sơ tài chính; (vi) cung cấp tài liệu hoặc thông tin sai lệch; (vii) nguồn vốn tài trợ được dùng để cấp vốn cho các chi phí không được PCO/Tổ hỗ trợ huyện phê duyệt và thực hiện các hoạt động không được phê duyệt; (viii) Đơn vị đứng đơn xin tài trợ chính chấm dứt tiểu dự án.
50. Trong trường hợp huỷ tài trợ, tất cả nguồn vốn đã nhận trong tiểu dự án chưa được sử dụng phải hoàn trả về tài khoản của PCO/Tổ hỗ trợ huyện. Toàn bộ các khoản chưa thanh toán sẽ bị huỷ và tất cả các trang thiết bị đã mua bằng vốn tài trợ phải trả lại cho dự án. Trong trường hợp dùng sai mục đích các khoản vốn tài trợ, đơn vị đứng đơn xin tài trợ chính sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi hoàn toàn bộ số vốn đã sử dụng.
51. Các trường hợp bất khả kháng: Bên nhận tài trợ hay Chương trình CPRP không phải chịu trách nhiệm với bên còn lại cho sự chậm trễ hoặc thất bại trong việc thực hiện bất kỳ một nghĩa vụ nào đã đề cập trong thỏa thuận khi sự thất bại đó là do hoả hoạn, lũ lụt, cháy nổ, sét, bão, động đất, lún đất, lệnh của toà án hoặc sự can thiệp của chính phủ, dân biến, nổi loạn, chiến tranh, đình công, bạo động của đơn vị lao động, nằm ngoài tầm kiểm soát mà không có lỗi hoặc sự lơ là của bên nhận tài trợ hay Chương trình CPRP.
(Trích: Sổ tay hướng dẫn thực hiện hoạt động đầu tư cộng tác công tư (P-PC))
Các phụ lục kèm theo Sổ tay hướng dẫn thực hiện khoản đầu tư P-PC được đính kèm tại đây

Những tin mới hơn

GIỚI THIỆU CHUNG

CƠ CẤU TỔ CHỨC

TIN TỨC

VĂN BẢN